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过账

过账单位各项经济业务编制会计分录以后,应记入有关账户,这个记账步骤通常称为“过账”,或称为账薄登记。过去指商业上把账目由甲账转入乙账,现在簿记上指把传票、单据记在总账上或把日记账转登在分类账上。

过账的具体做法主要有两种:一是在编制会计分录的基础上逐笔过账;二是定期汇总同类业务的会计分录,一次性过入有关的分类账户。过账以后,一般要在月终进行结账,即结算出各账户的本期发生额合计和期末余额。根据日记账中所确定的会计分录,分别记入分类账有关账户借方贷方的工作。日记账指按照经济业务发生时间的先后顺序作出分录并进行登记的账簿

过账:根据已编制的记账凭证,将每项经济业务涉及的借方账户贷方账户的发生额,分别登记到分类账簿中开设的相应账户的过程。

根据日记账中所确定的会计分录,分别记入分类账有关账户借方或贷方的工作。日记账指按照经济业务发生时间的先后顺序作出分录并进行登记的账簿。在日记账里,每项经济业务一般都记一笔会计分录,这些分录的涉及的账户均在两个或两个以上,其中有些账户的使用比较频繁,有的则记入次数不多。这样,要了解各会计要素具体内容的本期发生额余额,要了解某一会计主体的财务状况和经营成果,从日记账里所得到的资料就显得太分散了。于是就需要设置和使用分类账。分类账是对各项经济业务按照它所涉及的户进行分类登记的账簿,每个账户一般在分类账里都设有独立的账页。分类账是根据日记账逐笔登记的,也就是说,在日记账中所登记的会计分录都必须按其应借、应贷的账户、金额和日期,分别转记到分类账的有关账户中去,这一转记工作便是过账。

过账工作,常随簿记人员个人的习惯、爱好而有所不同;例如,可依日记簿记账凭证的分录,顺序逐笔过账;也可先过日记簿中同页上所有借项,然后再过贷项的过账方式与方法。但是,不论过账的方法方式如何,而对每一账项的过账方法步骤,与应行注意的事项,并无二致。兹以通用的三栏式明细分类账为例,说明过账的一般步骤如下:

1、每一笔分录过账时,应先过借方科目;为此,过账的第一步,系从分类账中找出分录中借方科目的账户

2、将日记簿中该分录的日期,记入该账户的“日期”栏,记载的方法,与日记簿“日期”栏填写的方法相同。

3、因交易的内容在日记簿已有说明,故分类账的账户中的摘要,一般可以更简略的文字,紧靠日期栏填写于“摘要”栏内。

4、将日记簿中所列该科目的金额,转记于该分类账的账户的“借方金额”栏。

5、将记载该账项的日记簿的页数,记入分类账的“日页”栏,以明其来路。如根据记账凭证过账,“日页”栏,应改为“凭证字号”栏,并置于“日期”与“摘要”栏之间。

6、同时,将所过入分类账的“页码(或账号)”,填入日记簿的“类页”栏,以明账项的去路;如以会计科目编号代替会计科目,即用账号代替分类账页次,则日记簿的“类页”栏,只须在过账后,作一“√”号,以示已经过账即可。

7、借方科目过账完毕后,再按相同的步骤,将贷方科目有关事项过入分类账的该科目账户的相应栏。但贷项的摘要,则右移两个字位开始书写,以保持借项、贷项摘要的左右分立及上、下对齐的排列,并便于识别借贷金额记入方向是否有误。

过账时要特别细心谨慎,有些科目名称,及金额的阿拉伯数字,比较类似,必须看清楚,避免张冠李戴和笔误;同时日记簿与分类账的互注“页次”,不可疏忽,因为根据账页之是否填注,可以确定分录是否已过账,不致发生重复或漏记等错误;以及注意各科目的借、贷金额,不要方向颠倒,以保证加总结余正确,顺利完成试算平衡,和减少日后查核改错的麻烦。

综观会计的发展史,人们对会计职能的认识和对会计本质的揭示,始终将会计工作定位于纯粹的服务性的工作,是处于被动状态的行为。这在信息处理技术落后的情况下是可以理解的,但在现代科技为会计革命准备了足够的技术支持的条件下则是不可原谅的,随着会计电算化普及应用,会计作为控制体制将日益显现出来,会计信息将从幕后走向前台,因为会计信息不仅仅是客观事实的真实反映,更重要的是它们能够指导和控制人们的行为。

由于受人工信息处理能力的限制,手工过账往往局限于财务数据及其相关的说明,实现会计电算化后,会计信息从收集、加工处理到综合利用都实现了电算化,从而为从深度和广度上扩展会计报告信息的内容提供了可能性。

传统的会计是按月、年编制的定期报告,这种报告在经济生活较为稳定的情况下对决策是有用的,信息使用者可以比较准确地预测企业下一年度甚至今后几年的业绩。但在以竞争为核心的知识经济时代,产品寿命周期不断缩短,创新不断加速,经营活动的不稳定性日益显著,竞争越来越激烈,这时仅仅依靠定期报告是难以准确把握企业命脉。巴林银行的倒闭就是最典型的例子。巴林银行在1993年年末报告的资产净值为4.5亿~5亿美元,可是谁会想到,它在1995年2月末却倒闭了,而这时巴林银行1994年度的年度报告尚未完成。因此,建立一套既能够提供定期报告又提供实时信息的财务报告制度是非常必要的,会计电算化为此提供了技术上的支持。

凭证经过审核后即可登记入账。过账处理的功能就是把《临时记账凭证库》复制到《已过账记账凭证库》中,为下一步形成《科目发生额及余额》和生成《往来科目明细帐》、《普通科目明细帐》,提供了准确的会计凭证

由于有了《已过账记账凭证库》和《科目发生额及余额》,在计算机中就相当于有了明账和总帐,因此,可把用经过审核无误的凭证更新《已过账记账凭证库》和《科目发生额及余额》的处理过程称为过账处理。这一步骤虽然没有像手工处理那样将凭证转抄有关账页上,但该步骤与后续的账簿生成模块结合起来,却能完成与手工处理完全相同的过账处理。

一般情况下,凭证经过过账处理后不能再被修改,即使再发现凭证中有错误,也不能被修改,而只能由会计主管来处理更正。本系统专门设计过账恢复和财务调整的功能,但也只是会计主管具有操作的权限。 临时凭证转入正式凭证库说明:

1、本功能可以把本月经过审核后的会计凭证,自动转入正式会计凭证库中。

2、经过转入正式会计凭证库中的会计凭证,不能再进行修改,如果要修改,只有主管会计才有权限操作,否则将会造成帐目混乱。

3、如果转帐有误,只有主管会计才有权限进行重新转帐操作!

转帐有误重新转帐的步骤

1、如果转帐有误需要重新转帐,只有主管会计有权限按以下步骤才能进行。:

2、在《财务系统运行环境库》中,把“月终转科目”转帐标志,修改为没有打钩。

3、在《已入帐会计凭证列表》中定位在需要删除的凭证上,点击删除按钮。

4、在《未入帐会计凭证列表》中定位在需要重新转入的凭证上,点击“入帐”,取消转帐标志,修改为没有打钩。

5、然后重新进行转帐操作,就可把《未入帐会计凭证》转入到《已入帐会计凭证》。

在手工条件下,会计核算工作要由许多人共同完成,实现过账后,输入一张会计凭证,过账系统可自动进行记账、汇总、转账结账、出报表等一系列工作。对于大量重复出现的业务,系统可以按模式凭证自动生成记账凭证:对于编制会计报表、运用移动平均法进行成本计算等非常复杂和时间性要求很高的会计核算工作,过账系统可以按照一定的程序,由计算机不厌其烦地计算,及时抽取数据,随时输出报表,复杂的会计核算工作不仅变得简单、迅速,而且大大提高了会计资料的准确性。实现过账后,利用计算机可以采用手工条件下不愿采用甚至无法采用的复杂、精确的计算方法,从而使会计核算工作做得更细、更深,更好地发挥其参与管理的职能。

实行过账,能有效地减轻会计人员的负担,使他们从简单重复而又乏味的记账算账中解放出来,以更多的精力从事更为重要的管理和决策工作,从而提高了会计人员的地位,这就要求会计人员既要掌握会计专业知识,又要掌握相关的计算机知识、网络知识、信息、管理知识等。因此,过账将促进会计人员的知识结构向既博又专的方向发展,从而提高会计人员的素质。

过账后,手工条件下对账簿记录错误的划线更正法将不再适应,取而代之的是修改权限、修改标志、凭证冲销等方法,对于经过审核、记账、甚至结账后发现的错误记录,还可以利用电算化系统提供的反结账、反过账取消审核等功能进行修正,这在手工条件下是不可想象的。而手工内部控制制度则一部分保留,一部分更正,这一部分将转化为计算机程序控制。例如,账、钱、物三分管的原则不变,处理每一项经济业务必须有明确的职责分工的原则不变,但平行登记的原则会有所转变,记账、结账则转化为计算机程序控制。

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