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项目监测

项目监测(Project Monitoring)项目监测又叫项目跟踪,是指项目各级管理人员根据项目规划和目标等,在项目实施的整个过程中对项目状态以及影响项目进展的内外部因素进行及时的、连续的、系统的记录和报告的系列活动过程。项目监测主要针对计划、任务和项目成员三个方面,是为了了解项目的实际进展情况而进行。如了解成员工作完成情况,了解整个项目计划完成情况等内容。项目监测是必要的,因为它可以证明计划是否可执行,同时可以说明计划是否可以被完成。

1、评价实际和计划的完成情况

项目是不是按计划完成,有什么偏差。该检查的完成情况包括工期和成本,即成本预算和实际花费是不是相符合。

2、检验技术指标的正确与否

检验技术指标正确与否包括质量指标、技术要求,检验它们是否和工作说明相一致。

3、需求和变更批准

在项目实施当中经常发生需求变化,由此产生了一系列变更。需求和变更需要按照正规的程序来展开,而不是随随便便地改变需求和进行变更。

4、工期进展与项目要求相一致

无论是需求变化还是其它因素引起的变更,都要求工期进展情况以及资源使用情况符合项目的计划要求。如果变更对项目目标,如工期和预算有较大影响,这时候需要经过慎重的评审之后,修正项目的基本计划,按照监控手段来实施变更。

5、监视资源的使用

另外,还需要对资源进行监控。主要是对一些绩效标准,包括技术指标、预算成本、工期和资源的需求数量,进行统计估算、比较和评估。在比较的同时,需要将绩效与计划做比较,在比较的基础上预测项目总成本和工期是否符合项目的预期目标。如果产生比较大的偏差,就需要采取适当的纠正行动或进行调整。

6、成本监控

成本监控是为了核实成本支出与项目计划是否一致,如果不一致,就要判断怎样才能消除偏差。

青岛烽/火信息咨询有限公司运营总监钟克锋先生认为成本控制和监测是分不开的,要进行有效的控制,必须要有一个经常性地持续不断地监测,这个监测包括成本的检测、工期的检测和其他绩效的检测,这种检测过程要求和项目的每一个工作包相联系(tietoworkpackages)。

根据工作包在项目计划阶段的工作定义和工作描述,以及在不同时段的时间及责任分配、资源需求的计划来记录和报告项目的进展情况。这种项目的检测过程还要按照项目的变更做相应的调整,也就是说要跟上项目变更的节拍。

为了保证项目得到有效的控制,在项目实施中要采用一个有效的工作授权制度(Work Authorization)。在项目计划阶段,要事先确定好方针政策。

比方说高层领导授权、项目经理授权,也可以通过职能部门下发授权工作单。具体授权工作应该按照项目计划阶段的设计来实施。

检测过程与授权流程相反,它是由个人和工作小组到项目经理,然后再到更高层管理部门。

数据的收集和记录,要求定期按照一个标准化格式来进行。

项目监测的基本目标:

找出潜在的问题以预防它们的发生;

在出现不可修复危害之前准备好修复计划。

1、了解成员的工作情况

一个任务分配下来后,项目经理应该知道工作的进展情况,那么他就必须去跟项目成员进行交流,了解这个成员的情况。所以他要得到的信息是“能不能按时并保质保量的完成。如果不能按时完成,需要什么样的帮助呢。”这是项目经理最关心的。而且需要随时的收集。如果这个信息没有被收集上来,那么项目经理就失去了对项目的了解,也就失去可适时调整的时机,如此,后果就可想而知了,项目拖延、混乱。

2、调整工作安排,合理利用资源

如果项目组中有几个或者几十个人的时候,就可能出现完成任务早晚的不同,完成早的不能闲着,完成晚的要拖后腿。这时就需要项目经理进行工作的调整。那么这个跟踪结果和数据就可以帮助项目经理完成这个工作。

3、促进完善计划内容

项目人员多了,又去跟踪,这就必然要求项目经理做出详细的计划,这个计划必须要明确任务,明确任务的负责人,明确任务的开始和结束时间。这就要求项目经理把整个项目分成若干部分。详细的考虑分工。项目经理的跟踪必然促使项目组成员更加详细、合理的制定自己工作计划,最终形成一种可喜的情况,那就是计划展现出的层次结构(项目计划、阶段计划和个人计划)。

4、促进项目经理对人员的认识

工作分解后,应该按照个人的特长分配工作,因为特长就是效率。所以项目经理必须了解项目成员的情况。即使在开始时不了解这种情况,这种信息在跟踪中也会很快的被体现出来。也就是说跟踪促使项目经理对成员进行一个评估,并且这个评估是可以找到根据的(项目监测的结果)。

5、促进对项目工作量的估计

在一个好的跟踪工具中应该有对工作量的估计。工作量的估计总是很不准确,这个问题在跟踪中表现为完不成任务/计划,或者工作超前。在这种情况发生后,也必然促使项目经理去考虑工作量的评估问题(包括整个项目的工作量,各个任务的工作量,有可能导致整个项目计划的修改啊)。

6、统计并了解项目总体进度

经常会遇到这种情况,项目组在同一时间进行不同阶段的工作。这时对于工作进度的把握,尤其是总体进度的把握就比较困难。如果项目经理把阶段划分的很清楚,并且阶段工作量也很明确,而且项目成员也对自己的工作量进行评估的话(完成了任务的百分数),那么项目的总体进度可以由工具自动生成(完成的百分比)。这当然不是很准确,但却可以作为一个参考。而且是一个比较好的参考。

7、有利于人员考核

项目成员的工作能力(是否按时完成任务,完成工作量的大小…… 很多信息都可以体现出来)。从跟踪方面来说,是项目经理主动去了解项目的情况。但项目成员应该主动向项目经理汇报工作,尤其是工作中的问题。正所谓“没有问题就是问题”。现在需要一个好的工具,来建立并完善我们的跟踪工作。

对项目建立执行跟踪系统时,要考虑的问题有很多,主要有如下几个方面:

项目监测对象;

收集信息的范围;

项目监测的过程。

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