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联合目录

联合目录是以综合性或专题性的形式,揭示若干档案馆的全都或部分馆藏的一种大型检索工具。它是通过馆际协作的方式编制而成的。 [1]

13世纪的《英格兰图书馆登记册》是世界上最早的联合目录。19世纪以后,各国联合目录工作得到很大发展。20世纪初,在美国“国会图书馆联合目录”方案中较早使用“联合目录”这一术语。1956~1984年美国国会图书馆主持编辑的《1956年以前出版物全国联合目录》是一部著名的大型联合目录(见《全国联合目录》)。20世纪中期,联合目录的编制出现了国际化和计算机化的趋势。

中国较早的联合目录是《北平各图书馆所藏中文期刊联合目录》(1929)。中华人民共和国建立以后,1957年11月成立的全国图书联合目录编辑组编制了300 多种全国性和地区性的书刊联合目录。1980年成立了全国联合目录工作协调委员会并制订了《建立全国联合目录报导体系的初步方案》、《1980~1985年全国联合目录选题规划(草案)》。中国80年代开始采用计算机编制联合目录。

1980年3月召开的全国联合目录工作会议,联合目录通常由若干文献收藏单位合作编制。事先须制定统一的著录项目和标准,明确收录范围。一般由一个或若干个收藏丰富的图书馆馆藏为基础,负责提供草目,其他有关图书馆对此进行核对补充,注明收藏单位,最后由编辑部汇总。采用计算机技术编制联合目录较为方便迅速,主要由若干个图书馆共同建立联机联合目录数据库,除供联机检索外还可生产书本式和机读式的联合目录(见合作编目)。 [2]

联合目录的编制是一项涉及面较广的工作,它是建立在多方协作的基础上。因此,必须按照统一的条目格式和编制规则进行,以避免各行其是而造成的浪费。联合目录的编制般可采取三种形式:

1.以一馆为基础,其他馆作为补充。此种方法适合于该联合目录的著录对象主要涉及到某一档案馆的馆藏。

2.各馆、室根据规划分别编制条目、最后由牵头馆汇总整理。如果该联合目录的著录对象相对集中于某一档案馆的馆藏,其他馆也存在一定数量的有关档案。

3.各馆根据规划分别编制条目,然后由专门成立的编委汇总整理。此法适合于该联合目录的著录对象相对分散于有关的档案馆,故由专门的编委会最后汇总。 [3]

联合目录建设的过程,可以分为以F几个阶段。

1.汇集数据阶段

在这个阶段中,关键工作不是技术性工作,而是机构间的协调动员工作,需要消除各种数据汇集的人为障碍和技术障碍,制定各参加馆的数据资源共享的相关管理办法和政策,将各馆已经拥有的机读目录数据汇集起来,并对这些数据的编目状况和馆藏信息标识情况进行全面分析,提出今后各馆提交书目前需要针对联合目录数据所做的修改工作,提高今后收集数据内容的一致性和准确性。在这个阶段,各馆数据可以通过光盘等离线方式收集,并明确各参加馆首次提交的数据与以后更新数据的时间界定。对于这个阶段汇集的数据,可以采用分库或混合库的方式,将全部数据安装在服务器上,供各馆共享使用。这部分数据,也可以作为一种“回溯数据”长期保持这种“混合”状态,而将联合目录的主要工作精力,放在对更新数据的收集、整理、审校、合并等方面的[作中。对于这些“回溯”书目数据的整理工作,可以和新书目数据的整理工作分为两个不同的工作环节,在人力条件许可的情况下,稍后开展。

2.联机作业推广阶段

在这个阶段中,根据各参加馆的实际条件和意愿,建立适合本馆的数据工作站运行环境,并开始定期向联合编El中心提交编目数据。联合编目中心也开始保持对各馆和本馆新书目数据进行查重、审校和合并处理,形成新书目录数据部分的联合目录数据发布作业流程。新书目数据联合编目工作中产生的经验,可以为日后开展“回溯”书目整理工作提供参考经验。

3.书目服务扩展阶段
  

在新书目录数据联合编目的工作投入正常运行,并积累了一定数量的书目数据后,可以将这部分数据向读者开放,作为“各馆新书联合目录”,为读者提供服务。这种El录检索服务通过Web浏览器界面实现,主要是为读者提供一个了解各馆最近收藏情况的信息。

4.服务扩展阶段

这个阶段包括的工作内容目前暂不确定,但有多种可能的发展方向。这个阶段作为联合目录中心的长期发展目标,可能包括的扩展服务有:将“回溯”数据整理工作完成后,与新书数据合并,形成各馆的联合馆藏目录,并向读者提供相应的书目检索服务,各馆数据下载的服务质量也随着数据内容质量的提高得到相应的改善。在建立了较为完善的联合馆藏目录的基础上,寻求实现计算机网络文献传递及馆际互借服务的可能性。同时,还可以制作带有检索软件联合目录数据的光盘等,为读者提供多种形式的服务。参加联合编目的成员单位和服务对象,也可以由社会科学院系统,扩大到其他社会科学研究机构和读者群。 [4]

编制联合目录,一般经过四个步骤:一是建立组织,明确牵头单位;二是拟定计划和统一著录的要求与选材标准;三是分头编制;四是校对汇总工作。汇总是编制联合目录的关键性步骤。一般是先对分头编制的目录进行复审、改错、排卡。然后对相同的条目加以合并,遗漏的条目予以增补。 [1]

第一,从利用者的角度。联合目录可以引发人们阅读和利用书刊的欲望和兴趣;向利用者,包括读者、作者、出版者、发行者提示可供选择的参考资料和检索线索;适于利用者证引选择书刊使用;方便利用者获得孤本和罕见出版物信息,并使所爱护,对于通行习见之书刊,使人知所选择;可以给著作家和出版家以指导,哪种书刊尚缺应著应印,哪种书刊已有应缓著缓印;可以密切利用者和图书馆工作者的关系。

第二,从馆员及其工作的角度。联合目录为馆际互借、交换和复制创造条件;使采购书刊者知所选择,以便配补、补充;可供图书馆工作者决定哪种书刊可以另行处理或销号时的参考;使编目者在工作中有所依据。

第三,从图书馆事业建设的角度。联合目录可以揭示系统、地区,甚至全国书刊品种的分布情况,勘察全国书刊资源的全貌,为编制国家总书目提供条件;可供书刊补充协调协作时的参考,避免重复和浪费,节约外汇;有利于馆藏特色之形成;便于馆际交流工作经验,增进合作精神;促成图书目录事业国家化。 [5]

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