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电子数据处理系统

电子数据处理系统(electronic data processing systems,EDPS)也叫业务处理系统(transaction processing systems, TPS)。电子数据处理系统是在20世纪50年代初期,运用于计算机应用在经营管理工作中的数据处理,特别是会计统计工作的数据,主要用于运作层的控制管理。 [1]

从1946年第一台计算机的产生到今天,信息系统的发展经历了单机到网络,由低级到高级,由电子数据处理到管理信息系统再到决策支持系统,由数据处理到智能处理的过程,其发展大致经历了以下几个阶段:

(1)电子数据处理系统;

(2)管理信息系统;

(3)决策支持系统;

(4)企业资源计划系统与电子商务。 [2]

电子数据处理系统是信息系统的初级形式,其主要特点是数据处理的计算机化,即用计算机处理数据。该业务系统支持的是业务处理层面的日常操作,即支持基层作业。其具体功能是进行业务数据的记录、汇总、综合和分类。电子数据处理系统的输入往往是原始单据(原始数据),输出则是分类数据或汇总报表等。 [3] 电子数据处理系统充分的利用了计算机对数据进行快速和大量储存的能力,可以减轻业务人员大量重复劳动。适用于各类企业,机关以及个体经营者。 [1]

1954年,美国通用电器公司开始应用计算机处理商业数据,标志着原始的电子数据处理系统的诞生。 [4]

1.数据:数据是根据检测得到的事实,是未经组织、加工的数字、词语、声音、图像或其它符号,具有原始性。

2.信息:信息是关于事物运动状态及其规律的表征,是经过加工、解释或赋予意义的数据。信息是具有意义的数据。

3.知识:知识是信息的积累(但不是简单的堆砌和叠加),是种种信息单元通过内在联系而建立起来的完整体系。信息只有被分类、加工、提炼,甚至升华后才能变成知识。知识是具有价值的信息,知识也是基于信息之上的有关事物之间的因果或相关性的联系。 [3]

从发展阶段上来看,它分为下面两阶段:

单项数据处理阶段(20世纪50年代中期到60年代中期)是用计算机实现一些简单的单项事物处理的工作,使计算机局部代替手工劳动,提高管理工作的效率。 [5]

计算机刚问世的时候,常常处理简单的科学计算。1954年,美国通用电器公司首先使用计算机核算工资和成本会计,开启了计算机在企业应用的新时代。公司使用计算机主要目的是提高数据处理效率,降低数据处理和存储的成本,从而使手工事务处理得以用计算机代替,提高准确性和及时性。 [5]

综合数据处理阶段(20世纪60年代中期到70年代初期)是用计算机实现一些相互关联的单项事物处理的工作。 [5]

20世纪60年代后,管理信息系统从以体积庞大、计算能力低的单机应用向以大型机为中心、连接多台终端机的系统转变。随着计算机技术的发展,具备了带有多台终端的联机系统,出现了大容量存取的外存储器(磁盘),已经能够对多个相互关联的业务数据进行综合处理,提高工作效率。此时,计算机还可以按照管理要求提供各类状态报告,能实现一定的信心反馈。比如生产状态报告,可以监视每一元件生产的进度,加快了计划调度的速度,减少了库存;服务状态报告,能够反映库存数量;研究状态报告,提供一些技术问题的介绍等。 [5]

1.电子数据处理系统能迅速有效地处理大量数据的输入输出,能进行严格的数据整理与编辑,通过审计保证输入,处理过程和输出过程的完整性和准确性,并有一定的安全防护能力。 [1]

2.电子数据处理系统工作有脱机联机两种方式。脱机方式使操作者和系统并不保持经常不断的联系,而联机则保持经常不断的联系,对输入及时的处理(工作原理类似于飞机票订票和购票系统)。 [1]

3.电子数据处理系统逻辑关系简单,重复性较强,但是无法制止非法或犯罪活动。 [1]

电子数据处理系统是以计算机为处理手段的信息系统,该系统包括以下基本要件:

1.硬件:硬件是指构成一部计算机的实体装置或设备,包括CPU、内存、硬盘、光驱、键盘等各种数据储存以及数据输入输出设备。

2.软件:软件是由一系列计算机指令所构成的计算机程序,以指导计算机完成预定的任务。软件分为系统软件和应用软件。

3.数据:在计算机系统中被输人、储存、处理的各种信息。

4.文件:对系统和控制结构的输入、处理、输出、报告、逻辑以及操作的描述。

上述电子数据处理系统的组成要件可以构成一个简单的系统,也可以构成复杂的系统。在简单的电子数据处理系统中,会计数据储存在主文件中,它们被分批输入计算机中进行更新处理,处理后的数据分批输出,对这样的系统进行审计是比较容易的。但是在科技发达的现代企业中,其电子数据处理系统往往以复杂系统的形式存在,例如:通过联机处理,将若干个终端联系在一起,允许直接使用终端输入、输出,实时处理主文件;通过分布处理,将输入会计数据和编制报表等不同的功能由不同的物理单元执行;通过数据库管理系统,对每一数据元素只储存一次,减少冗余数据,提高文件空间的利用效率。在复杂系统下,技术难度以及内控内容与简单系统有较大的不同,因此需要更复杂的、技术含量更高的审计方法 [6]

1.记录、保存精确的记录。

2.分类和汇总信息。

3.对数据的检索和计算。

4.产生文件、管理报告、账单等,定期生成常规报告进行监督和检查。 [1]

电子数据处理系统是信息系统的最初形式,管理信息系统(MIS)就是在EDPS的基础上发展建立起来的。我们可以把电子数据处理系统看作是一个企业的信息生成器,信息就是通过EDPS自下而上依次到达知识层、管理层和战略层的,可以说,没有EDPS,就没有企业的MIS。

从系统的观点考虑,EDPS通常处于企业系统与外界环境的边界位置,起到了连接企业与外界环境的桥梁作用。因此,EDPS的故障将使企业(如银行、超市、航空订票处等)的工作中断,造成极大的损失。

另外,EDPS所处理的数据量巨大,是人用手工无法完成的。例如一个银行营业所白天8小时所积累的业务,用手工至少加班4小时才能处理完,而现代的计算机只需几分钟就能完成。利用计算机EDPS系统,一个人一天可以处理500笔业务,如不用计算机可能要50人才能完成。因此,EDPS已成为现代企业无法离开的系统。

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