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文秘(负责文章写作、文学编辑和新闻写作等工作)

文秘(Secretary)是指经过学习,掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识,熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书秘书事务工作,能进行文章写作、文学编辑新闻写作、有较强的公关能力、并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作的人才。

经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识,熟悉现代文学书,秘书学的原理和方法,具有较强的写作能力,能熟练的从事文书秘书事务工作、能进行文章写作,文学编辑和新闻写作,有较强的公关能力,具有较强的社会交往能力,口语表达能力,服务能力。

公文写作、文件管理、档案管理、企业管理学、普通心理学、商务英语、实用英语写作公共关系学人力资源管理秘书实务等。

在各级党政群机关,企事业单位民营企业,文化宣传部门从事信息宣传,文秘服务,日常办公管理公共关系等工作。

数据处理软件Excel2007/2010、 WPS、文稿演示软件PowerPoint2007/2010、网页制作软件FrontPage2007/2010和压缩工具软件WinZip18.0 等常用软件。如果能有较好的文字处理、图像处理工具熟练掌握应用当然更好。

工作管理

能依工作的轻重缓急排定优先级,妥善运用自己的时间与资源,有效管理工作流程及进度。

认真负责

确实达成工作职责及要求,能勇于承担自己的错误或失败,不归咎他人并努力改善。

主动积极

不需他人指示或要求能自动自发做事,面临问题立即采取行动加以解决,且为达目标愿意主动承担额外责任。

顾客服务

对顾客展现服务热忱,有效满足顾客需求、解决顾客问题,进而提高顾客满意度。

诚信正直

为人坦诚、确实遵守组织规定与社会规范、信守承诺且言行一致。

适变能力

对工作内容或环境的改变能够保持镇定,尝试了解改变的原因并以开放态度面对,有效调整行为且维持应有的工作表现。

问题解决

能够掌握问题核心,精确解读讯息做出结论,寻求适当解决方案 ,衡量利弊得失并采取实际行动以排除障碍。

压力承受

面临工作压力能够使用适当方法加以纾解,并维持应有的工作表现与人际关系。

沟通协调

能视谈话对象有条理地清楚表达想法,除确保对方专注聆听及充分了 解,并可正确解读、响应、厘清他人所传达的讯息以取得共识。

一、教学秘书工作职责:

1、协助院领导抓好教学常规工作的安排,检查与总结工作。

2、及时向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关情况。

3、协助院领导处理好日常的教学事务工作,并及时进行请示与汇报。

4、负责收集撰写整理,管理各种教学信息和教学文件。

5、负责教学档案的建立与管理工作,作到分门别类,有条理。

6、作好各种文件的收发,登记与管理工作。

二、生活秘书工作职责

1、协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作,监督办公费用的使用情况。

2、协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。

3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和电话管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。

4、负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。

5、协助院工会作好全院教职工的福利工作。

6、协助院长用好院基金的使用管理工作,所有经费的支付与回收工作。

7、作好教职工的生活服务工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。

8、作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。

秘书工作不是独立的,是从属于领导的,是完全按领导意图办事的。

一是工作圆满,有较强的协调综合能力;二是圆熟能力,工作很熟练。三是圆通能力,不能没有原则,但也要通融,而又不能圆滑。

办公室是办事机构,不是决策机构。忠于职守,守就是守本分,做好本职工作。要做到三不越:不越位、不越职、不越权。

概括起来是“三三四四”:

第一个三是三个中心,即信息中心、协调综合中心和参谋办事中心;

第二个三是三办十项工作,即办文(撰文、文书处理)、办会、办事(信息调研、协调、督查、信访、接待、机要、综合办理);

第一个四是四句话,即贯通上下,协调左右,联系内外,综合办理。所以说办公室处于枢纽地位;

第二个四是四个结论,即参政、管理事务、搞好服务、提高综合管理能力。综合管理能力实际上就是领导能力。

行政文员工作涉及面较广,事务较繁琐,对完成工作的质量效率也有一定的要求。那么,行政文员应该具备的基本素质和技能要求有哪些呢?

他应能独立操作计算机,熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。

同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力,还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力,中英文打字速度快,能熟练操作五笔输入法等汉字输入法。掌握常用英语口语,有较好的英语阅读和写作能力。

办公室文员(会议、文书印信、档案、接待宣传栏、文件报纸收发)工作职责:

1. 接听、转接电话;接待来访人员。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

4. 做好会议纪要。

5. 负责公司公文,信件,邮件,报刊杂志的分送。

6. 负责传真件的收发工作。

7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

8. 做好公司宣传专栏的组稿。

9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

10. 做好公司食堂费用支出流水账登记,并对餐费做统计及餐费的收纳保管

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

13.社会保险的投保、申领。

14 .统计每月考勤并交财务做帐,留底。

15 .管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16. 接受其他临时工作.

秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

1998年5月,国家劳动部(现人力资源和社会保障部)在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为:专门从事办公室程序工作,协助领导处理财务及日常事务,并为领导决策及实施服务的人员。

目前我国秘书从业人员约达2300万人。

我国外资企业秘书分三类:

初级秘书以接电话、发传真、收发信件等服务型为主;

中等秘书(一般性秘书)用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业。

高级秘书(经理助理)能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识,有应急处理能力,有较强的语文素养和较高的应用写作能力。

【广东】阳江职业技术学院

【江西】江西农业大学 新余学院(新余国家高新区)

【安徽】蚌埠学院、合肥学院、皖西学院

山东农业大学(本科)聊城大学

【江苏】淮阴工学院(本科)

江苏经贸职业技术学院(专科)

连云港师范高等专科学校(专科)

【黑龙江】哈尔滨学院(本科)哈尔滨师范大学(本科)

【河南】洛阳理工学院(专科)信阳师范学院 信阳师范学院华锐学院 平顶山学院(本科)

【广西】广西师范大学 广西财政高等专科学校

【辽宁】沈阳师范大学

【河北】邢台学院

【甘肃】西北师范大学

【山西】晋东南师范专科学校、山西大学商务学院

【湖南】湖南师范大学 长沙民政职业技术学院 湖南信息职业技术学院湖南网络工程职业学院

【云南】云南交通职业技术学院

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