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展会

展会(Exhibition,Trade Fair)是为了展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌而进行的一种宣传活动。 在实际应用中,展览会名称相当繁杂。英语国家中,有general exhibition, industrial exhibition, agricultural exhibition, consumer exhibition, international exhibition, regional, exhibition, local exhibition, private exhibition, major exhibition, minor exhibition, solo exhibition, peripatetic exhibition, exposition, show, trade show, moveable show, road show, boat show, plane show, catalogue show等等。

诸多名称

在中文里,展览会名称有博览会、展览会、展览、展销会、博览展销会、看样订货会、展览交流会、交易会、贸易洽谈会、展示会、展评会、样品陈列、庙会、集市、墟、场等等。另外,还有一些展览会使用非专业名词。比如:日(澳大利亚全国农业日Australian National Field Days),周(柏林国际绿色周Berlin International Green Week)、市场(亚特兰大国际地毯市场International Carpet and Rug Market)、中心(汉诺威办公室、信息、电信世界中心World Center for Office-Information-Telecommunication)等,加上这些非专业的名称,展览会名称将更多。

展览会名称虽然繁多,其基本词是有限的,比如英文里的fair,exhibition,exposition,show中文里的集市、庙会、展览会、博览会。其他名称都是这些基本词派生出来的,譬如互联网时代就相应产生了网上展会,也有了网络展览馆。下面说明一下展览会基本词的含义。

集市

在固定的地点,定期或临时集中做买卖的市场。集市是由农民(包括渔民、牧民等)以 及其他小生产者为交换产品而自然形成的市场。集市有多种称法,比如集、墟、场等。在中国古代,常被称做草市。在中国北方,一般称作集。在两广、福建等地称作墟。在川、黔等地称作场 ,在江西称作圩。还有其他一些地方称谓,一般统称作集市。集市可以认为是展览会的传统形式。在中国,集市在周朝就有记载。在中国农村。集市仍然普遍存在,集市是农村商品交换的主要方式之一,在农村经济生活中起着重要的作用。在集市上买卖的主要商品是农副产品、土特产品、日用品等。

庙会

在寺庙或祭祀场所内或附近做买卖的场所,所以称作庙会。常常在祭祀日或规定的时间举办。庙会也是传统的展览形式。因为村落不大可能有较大规模的寺庙,所以庙会主要出现在城镇。在中国,庙会在唐代已很流行。庙会的内容比集市要丰富,除商品交流外,还有宗教、文化、娱乐活动。庙会也称作庙市、香会。广义的庙会还包括灯会、灯市、花会等。庙会在中国仍然普遍存在,是城镇物资交流、文化娱乐的场所,也是促进地方旅游及经济发展的一种方式。 展览会。从字面上理解,展览会也就是陈列、观看的聚会。字在只表示了形式,而末体现内容。展览会是在集市、庙会形式上发展起来的层次更高的展览形式。在内容上,展览会不再局限于集市的贸易或庙会的贸易和娱乐,而扩大到科学技术、文化艺术等人类活动的各个领域。在形式上,展览会具有正规的展览场地、现代的管理组织等特点。在现代展览业中,展览会是使用最多、含义最广 的展览名称,从广义上讲,它可以包括所有形式的展览会;从狭义上讲,展览会右以指贸易和宣传性质的展览,包括交易会、贸易洽谈会、展销会、看样定货会、成就展览等。展览会的内容一般限一个或几个相邻的行业,主要目的是宣传、进出口、批发等。

博览会

中文的博览会指规模庞大、内容广泛、展出者和参观者众多的展览会。一般认为博览会是高档次的,对社会、文化以及经济的发展能产生影响并能起 促进作用的展览会。但是在实际生活中,“博览会”有被滥用的现象。不时可以在街上看到由商店举办的“某某博览会”。展览会和博览会在汉语中是较新的名词,《辞源》和一些古汉语词典中无记载。

展览会基本词的含义与中文的不大相同,下面做一些简单的说明。

FAIR

在英文中fair是传统形式的展览会,也就是集市与庙会。Fair的特点是“泛”,有商人也有消费者,有农产品也有工业品。集市和庙会发展到近代,分支出了贸易性质的、专业的展览,被称作“exhibition”(展览会)。而继承了“泛”特点的,规模庞大的、内容繁杂的综合性质的展览仍被称为fair 。但是在传入中国时则被译成了“博览会”。因此,对待外国的“博览会”,要认真予以区别:是现代化的大型综合展览会,还是传统的乡村集市。

EXHIBITION

在英文中exhibition 是在集市和庙会基础上发展起来的现代展览形式,也是被最广泛使用的展览名称,通常作为各种形式的展览会的总称。

EXPOSITION

Exposition起源于法国,是法文的展览会。在近代史上,法国政府第一个举办了以展示、宣传国家工业实力的展览会,由于这种展览会不做贸易 ,主要是为了宣传 ,因此,exposition便有了“宣传性质的展览会”的含义。由于其他国家也纷纷举办宣传性质的展览会,,并由于法语对世界一些地区的影响,以及世界两大展览会组织:国际博览会联盟和国际展览会局的总部均在法国,因此,不仅在法语国家,而且在北美等英语地区,exposition 被广泛地使用。

SHOW

在英文中show的原意是展示,但是在美国、加拿大等国家,show已替代exhibition。在这些国家,贸易展览会大多称作show,而宣传展览会被称作exhibition。

展览会作为一个概念,《辞海》下的定义是:“用固定或巡回方式公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、图书、图片、以及各种重要实物、标本、模型等供群众参观、欣赏的一种临时性组织”。这一定义似乎并不准确,值得探讨。

就贸易性质的展览会而言,有个美国商人下了这样的定义:在最短的时间时在,在最小的空间里,用最少的成本做出最大的生意。但是这个所谓的定义更像是一个描述。作者尝试下的定义为:在固定或一系列的地点、特定的日期和期限里,通过展示达到产品、服务、信息交流的社会形式。其中信息所包含的内容很多,比宣传成就,宣传政策,普及科技知识、建立公司形象、了解市场发展趋势,甚至以不正当手段获取情报等。

第一个样品展会

世界上第一个样品展会是1895年在德国莱比锡举办的莱比锡样品展览会。随着社会的演变和科技的进步,会展业作为各个方面都在不断进行调整和变化。当今从经济总量和经济规模的角度来考察,世界会展经济在世界各国的发展很不平衡。

欧洲是世界会展业的发源地,经过一百多年的积累和发展,欧洲会展经济整体实力最强,规模最大。在这个地区中,德国、意大利、法国、英国都是世界级的会展业大国。

德国会展业

以德国为例,德国会展业的突出特点是专业性、国际性的展览会数量最多、规模最大、效益好、实力强。在国际性贸易展览会方面,德国是第一号的世界会展强国,世界著名的国际性、专业性贸易展览会中,约有2/3都在德国主办。按营业额排序,世界十大知名展览公司中,也有六个是德国的。每年,德国举办的国际性贸易展览会约有130多个,净展商17万家,其中有将近一半的参展商(约为48-)来自国外。在展览设施方面,德国也称得上是头号世界会展强国。德国现拥有23个大型展览中心,其中,超过10万平方米的展览中心就有8个。德国展览总面积达240万平方米,世界最大的四个展览中心中,有三个在德国。

北美会展业

北美的美国和加拿大是世界会展业的后起之秀,每年举办的展览会近万个,其中,净展出面积超过5000平方英尺(约为460平方米)的展览会约有4300个,净展出面积5亿平方英尺(约4600万平方米),参展商120万,观众近7500万。举办展览最多的城市是拉斯维加斯、多伦多、芝加哥、纽约、奥兰多、达拉斯、亚特兰大、新奥尔良、旧金山和波士顿。

经济贸易展览会在中美洲和南美洲逐步发展起来。整个拉美的会展经济总量约为20亿美元。其中巴西位居第一,每年办展约500个,经营收入8亿美元;阿根廷紧随其后,每年约举办300个展览会,产值4亿美元;墨西哥第三,举办展会约300个,营业额2.5亿美元。除这三个国家外,其他拉美国家的会展经济规模很小,很多国家尚处于起步阶段。

非洲会展经济

整个非洲大陆的会展经济发展情况基本上与拉美相似,主要集中于经济发达的南非和埃及。南非凭借其雄厚的经济实力及对周边国家的辐射能力,其会展业在整个南部非洲地区处于遥遥领先的地位。北部非洲的会展业以埃及为代表,埃及凭借其在连接亚欧和沟通中东、北非市场的极有利的地理位置,每年举办的大型展览会可达30个。当然,由于种种条件所限,大型展览会一般都集中在首都开罗举办。除南非和埃及外,整个西部非洲和东部非洲的会展经济规模都有很小,一个国家一年基本上举办一个到二个展览会,而且受气侯条件的限制,这些展览会不能常年举办。

亚洲会展经济

亚洲会展经济的规模和水平应该说比拉美和非洲要高,尤其是会展经济的规模可以仅次于欧美。日本是本地区唯一的经济发达国家,其会展业发展水平自不必说。在剩下的国家中,东亚的中国及香港地区、西亚的阿联酋和东南亚的新加坡,或凭借其广阔的市场和巨大经济发展潜力,或凭借其发达的基础设施、较高的服务业发展水平、较高的国际开放度以及较为有利的地理区位优势,分别成为该地区的展览大国。以新加坡为例,该国的会展业起步于70年代中期,时间并不算早,但新加坡政府对会展业十分重视,新加坡会议展览局和新加坡贸易发展局专门负责对会展业进行推广。加之,新加坡本身具有发达的交通、通讯等基础设施、较高的服务业水准、较高的国际开放度以及较高的英语普及率,新加坡2000年被总部设地比利时的国际协会联合会评为世界五大会展城市,并连续17年成为亚洲首选展举办地城市,每年举办的展览会和会议等大型活动达3200个。

同新加坡相比,同处东南亚的泰国,其会展经济发展规模远不及新加坡,每年举办的展览会只有几十个。随着东南亚经济逐步走出金融危机的困扰,泰国会展业的发展速度不断加快,2000年举办的展览会已从1998年的23个上升到63个,并有望于2001年超过100个,会展经济总量2000年可望达到1.5亿美元。

大洋洲会展经济

大洋洲会展经济发展水平仅次于欧美,但规模则小于亚洲。该地区的会展业主要集中于澳大利亚,每年约举办300个大型展览会,参展商超过5万家,观众600万人次。

中东展会经济

中东展会像一颗新星在冉冉升起,资源紧缺、急需进口补给;石油支撑其经济的飞速发展,宽裕的进出口政策,吸引了大批中国企业。最为瞩目的阿联酋迪拜的BIG5展会非常辉煌。

综述

纵观世界会展经济在全球发展情况,我们不难看出,一国会展经济实力和发展水平是与该国综合经济实力和经济总体规模及服务业水平等方面的优势,在世界会展经济发展过程中处于主导地位,占有绝对的优势;而随着发展中国家及地区经济实力的增强,其会展业也在蓬勃发展。

《国际展览会公约》,于1928年11月22日在巴黎签署,并经1948年5月10日、1966年11月16日、1972年11月30日《议定书》和1982年6月24日及1988年5月31日《修正案》增补。

中国商业联合会《会展活动管理暂行办法》

国家工商行政管理局《商品展销会管理办法》

国家商务部《举办展览会管理办法》

国家商务部《展会知识产权保护办法

海关对进出口展览品监管办法

参加国际展览入境展览物品报检指南

地方法规:关于加强广州市会展业管理的意见

地方法规:沈阳市展览会运营规范

(1)有关展台的规定。高度限制:展览会对展架及展品都有限制规定,尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构等限制更严,限高往往不是禁止超高,如果办理有关手续并达到技术标准,有可能获准超高建展台、布置展品。开面限制:很多展览会禁止全封闭展台,如果展台封闭,展览会就失去展示作用,参观者就会有抱怨,但是展出者需要封闭办公室、谈判室、仓库等,因此,协调的办法一般是规定一定比例的面积朝外敞开。这个比例一般是70-,允许30-以下的面积封闭。

(2)有关展览用具的规定。展架展具材料的限制:在很多国家,展览会规定必须使用经防火处理的材料,限制使用塑料,限制危险化学品。电器的规定:绝大部分国家的展览会对电器都有严格的规定,所用电器的技术指标必须符合当地规定和要求。

(3)有关人流的规定。走道限制:主要是对走道宽度的规定和限制,为保证人流的畅通,展览会规定走道宽度,禁止展出者的展台、道具、作品占用走道;电视、零售商品往往造成堵塞,因此也有相应的要求,比如电视不得面向走道,柜台必须离走道一定距离等。

(4)有关消防的规定。消防环境的规定:如果是大面积的展台,必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。消防器材的规定:必须配备消防器材。人员的规定:有些展览会要求展台指定消防负责人,并要求全体展台人员知道消防规定和紧急出口等。

(5)有关展品的规定和限制。主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。只要采取适当措施一般都可以解决。比如限高,只要展馆高度足够,就可以与展馆商量解决;超重展品可以使用地托,分散单位负荷。比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸,这是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。如果遇有任何难以解决的问题,要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。这类展品对展览会通常有宣传价值,因此,组织者会愿意积极协助。有些展览会考虑安全,会限制操作机器。对于武器,一般都有专门的规定,且手续都很麻烦。

(6)有关环境的规定。音量限制:背景音乐由展览会组织者安排,展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。色彩限制:若展览会组织者想取得协调效果,往往会提出色彩要求。要求展出者使用某种基本色调或标题色调。展览会还可能会提出标题字型、大小,这方面的规定大多比较宽松。展出者只要遵守规定,并不干扰周围展台(比如噪音太大),展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。

(7)有关劳工的规定。很多国家(尤其是发达国家)规定,展场劳工必须是工会注册工人。不允许展出者自己动手。比如在美国纽约,如果展出者拿起锤子想钉根钉子,当地工人就会夺下锤子阻止你干活。美国人剥夺你的“劳动权”,听起来很荒唐,但是却是事实,还必须遵守。

(8)有关手续的规定。展览会大多要求展出者将设计送审,并要求展出者施工前办理手续。

企业选择好参加某个展会后,就要与展会主办单位取得联系,填写企业相关的的报展信息。报展信息大致有以下内容,包括展会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。填好参展表格、返回给大会主办者、等待审核通过。同时,这个时候企业还要做的包括核实展会主办方信息的真伪,以免遇到“骗展”而上当受骗。
  展会策划

在审核通过以后,企业就可以开始着手展会的准备工作。参展商要做好充分的市场调研,收集各种资料,并对资料归类整理。通过这些资料来制定全方位的展会策划方案,如:展品选择、费用预算和参展人员培训。其中参展费用的预算一定要考虑充分。参展费用大致包括:展位租金、展台设计搭建、交通费、参展人员食宿费、设备租赁费、宣传费、资料费、会议室租赁费等几部分。预算如果充足,还可以留出一部分资金做应急资金,应对计划外的费用支出。

展台设计
  参展商要提前和展会主办方确定展台的位置,根据展位的选择建议越早的选择适合自己的展台。标准展台规格通常都是9平方米(3m×3m),并提供一些展示必需的基本设施。包括:三面展墙,二个射灯,一张展桌,两把椅子,一个三项电源插座。那些特殊的位置,展台搭建和布局是不一样的。参展商要根据自己展台的类型(“岛型”、“双开口”、“道边型”、“半岛型”)进行设计。如果参展商不擅长展台设计和展台搭建,可以和一些专业的展览公司合作,由他们根据展台的类型来为参展商量身打造自己独特的展台。
  前期宣传

利用网络和媒体来发布一些宣传广告来扩大企业的影响力。展会的硬件条件已经准备妥当,参展商就要开始对参展人员进行培训。贯彻整个展会的策略,培训参展人员的专业技能,对展品信息的掌握、演示和服务。
  展会期间

参展人员要用发放产品宣传资料、产品现场演示和分发免费小礼品等各种手段吸引参观者的目光,来扩大企业的知名度。如果展会主办方提供的展览设备不够用,参展商可以联系一些展览公司来租赁一些展览设备或者提供其他服务。展会举办期间,参展商要注意可能出现的安全问题,保障参展人员的人身安全和财物。
  展会后续

展会闭幕后,企业就要和展会中积累的客户和能成为潜在客户的人群联系或者拜访来推广企业。并对本次的展会进行总计,分析展会中的收益与不足。

会议或展览在现场可能会发生意想不到的突然事件,这是最能考验组织者素质的时刻。在事前,组织者最好能列出可能发生的紧急事件,按事先设定的措施加以处理,以防措手不及。

每一个与会者都应该知道遇到火灾时的应对措施,浓烟和惊慌往往会比大火本身造成更多的伤亡。展会组织者有责任告知客人逃生步骤以及紧急逃生出口,向与会者充分提供预防火灾方面的资料。很多主办单位印制了防火手册,放在资料袋中一起提供给与会者。

进行场地检查时,要重点检查安全设施的配备和完好情况,如是否有自动灭火系统、灭火设备是否完好有效、安全出口是否畅通等。这些检查不是多余的,组织者决不应抱有侥幸心理,防患于未然总好过亡羊补牢。

1、低成本接触合作客户公司并接触到合格客户,参加展会是最有效的方式。根据展览调查公司的一项研究,展销会上的每一个参观者被接触到平均成本为177美元,而通过销售电话接触一个客户的平均成本为295美元。

2、工作量少、质量高在展销会上接触到合格客户后,后继工作量较少。展览调查公司的调查显示,展会上接触到一个合格客户后,平均只需要给对方打0.8个电话就可以做成买卖。相比之下,平时的典型业务销售方式却需要3.7个电话才能完成。根据麦克格罗希尔调查基金另一项研究,客户因参观展销会而向展商下的所有订单中,54-的单子不需要个人再跟进拜访。

3、潜在客户展览调查公司的研究显示,以一家展商摊位上的平均访问量为基数,只有12-的人在展前12个月内接到该公司销售人员的电话;88-为新的潜在客户,而且展销会还为参展带来高层次的访问者。对于参展公司的产品和服务来说,展会上49-的访问者正计划购买那些产品和服务。

4、竞争力的优势,展览会为同行的竞争对手展示自身提供了机会。通过训练有素的展台职员,积极的展前和展中的促销,引人入胜的展台设计以及严谨的展台跟进,参展公司的竞争力可以变得光芒四射。而且,展会的参观者还会利用这个机会比较各参展商。因此,这是一个让参展商展示产品优异功能的公开机会。

5、节省时间,在展出的时间里,参展商接触到的潜在客户比销售人员三个月里能接触到的人数要多。面对面地会见潜在客户是快速建立客户关系的手段。

6、融洽客户关系,客户关系是许多公司热门的话题,展览会是联络现存客户的关系的好地方。参展商可以用下列方式对客户表达谢意:热情招待、一对一的晚餐、特殊的服务等。

7、手把手教客户试用产品,销售人员携带产品在路上进行演示的机会恐怕不多。展览会是参展商为潜在客户测试产品的好地方。

8、竞争分析,展览会现场提供了研究竞争形势的机会,这个机会的作用是无法估量的。在这里,有关竞争对手提供的产品、价格以及市场营销战略等方面的信息,参展商通过观察和倾听就可以了解很多。

9、大多数展会(尤其是大型展会)通常都吸引媒体的关注。利用媒体进行曝光可以成为参展商的优势。邀请重要的媒体记者访问展台是一项重要的工作。

10、产品和服务市场调查,展览会提供了一个进行市场调查的极好机会。如果参展商正在考虑推出一款新产品或和一种新服务。可以在展会上向参观者进行调查,了解他们对价格、功能和服务以及质量等基本要求。

环保在国家的倡导下,蔓延到我们的各行各业,展览业本身就是展示企 业形象的舞台,我们更应理所当然的走在环保的前列。一 些展示材料的使用上,我们都是遵循环保的理念,使用的器材也是环保 的,在产品的设计上,我们也是更加的从客户的考虑出发,从客户的实 际需求出发。不是简单的浪费资源,而是综合的分析。

在种类纷繁的展会商务礼品当中,什么样的产品适合作为展会礼品应用于展会当中呢?作为在礼品行业工作过多年的笔者将要向大家进行比较专业的礼品采购分析。
  很多企业经营者对展会上派发的礼品并不是很关注,因为,他们对商务礼品的作用并不是很了解,只是单纯的认为,在展会当中如果向参观者发放些礼品,可以帮助企业吸引更多的人流,有了人气也就有了经营合作的机会,但是,作为商务礼品而言,它更重要的意义在于,当你将自己的企业文化和概念融合进展会礼品设计当中的时候,它就不再是一个单纯的礼品,而是一个有实体的宣传品,如果展会礼品设计者将一些生活实用性附在礼品身上,让人们可以用于实际生活当中,他就会在平时的使用过程中将企业的知名度逐步提升,对企业的宣传起到了不可忽视的作用。

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