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信息管理

信息管理(information Management IM)是人类为了有效地开发和利用信息资源,以现代信息技术为手段,对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。简单地说,信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理。信息管理是指在整个管理过程中,人们收集、加工和输入、输出的信息的总称。信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。

信息管理(Information Management,IM信管)是人类综合采用技术的、经济的、政策的、法律的和人文的方法和手段以便对信息流(包括非正规信息流和正规信息流)进行控制,以提高信息利用效率、最大限度地实现信息效用价值为目的的一种活动。

信息是事物的存在状态和运动属性的表现形式。“事物”泛指人类社会、思维活动和自然界一切可能的对象。“存在方式”指事物的内部结构和外部联系。“运动”泛指一切意义上的变化,包括机械的、物理的、化学的、生物的、思维的和社会的运动。“运动状态”是指事物在时间和空间上变化所展示的特征、态势和规律。

信息一般经由两种方式从信息产生者向信息利用者传递。一种是由信息产生者直接流向信息利用者,称为非正规信息流;另一种是信息在信息系统的控制下流向信息利用者,称为正规信息流

所谓信息管理,是指对人类社会信息活动的各种相关因素(主要是人,信息,技术和机构)进行科学的计划,组织,控制和协调,以实现信息资源的合理开发与有效利用的过程。它既包括微观上对信息内容的管理信息的组织,检索,加工,服务等,又包括宏观上对信息机构和信息系统的管理。

通过制定完善的信息管理制度,采用现代化的信息技术,保证信息系统有效运转的工作过程。既有静态管理,又有动态管理,但更重要的是动态管理。它不仅仅要保证信息资料的完整状态,而且还要保证信息系统在“信息输入一信息输出”的循环中正常运行。

信息管理是人类为了收集,处理和利用信息而进行的社会活动。它是科学技术的发展,社会环境的变迁,人类思想的进步所造成的必然结果和必然趋势。

计算机、全球通信和英特网等信息技术的飞速发展及广泛应用,使科技、经济、文化和社会正在经历一场深刻的变化。20世纪90年代以来,人类已经进入到以“信息化”、“网络化”和“全球化”为主要特征的经济发展的新时期,信息已成为支撑社会经济发展的继物质和能量之后的重要资源,它正在改变着社会资源的配置方式,改变着人们的价值观念及工作与生活方式。了解信息、信息科学、信息技术和信息社会,把握信息资源和信息管理,对于当代管理者来说,就像把握企业财务管理、人力资源管理和物流管理等一样重要。

信息管理的对象是信息资源和信息活动;信息科学是研究信息运动规律和应用方法的科学;信息技术是关于信息的产生、发送、传输、接收、变换、识别和控制等应用技术的总称,架起了信息科学和生产实践应用之间的桥梁;信息管理学是以信息资源及信息活动为研究对象,研究各种信息管理活动的基本规律和方法的科学。

对于上述定义,我们要注意从以下几个方面去理解:

信息管理的对象

(1)信息资源

它是信息生产者、信息、信息技术的有机体。信息管理的根本目的是控制信息流向,实现信息的效用与价值。但是,信息并不都是资源,要使其成为资源并实现其效用和价值,就必须借助“人”的智力和信息技术等手段。因此,“人”是控制信息资源、协调信息活动的主体,是主体要素,而信息的收集、存储、传递、处理和利用等信息活动过程都离不开信息技术的支持。没有信息技术的强有力作用,要实现有效的信息管理是不可能的。由于信息活动本质上是为了生产、传递和利用信息资源,信息资源是信息活动的对象与结果之一。信息生产者、信息、信息技术三个要素形成一个有机整体信息资源,是构成任何一个信息系统的基本要素,是信息管理的研究对象之一。

(2)信息活动

它是指人类社会围绕信息资源的形成、传递和利用而开展的管理活动与服务活动。信息资源的形成阶段以信息的产生、记录、收集、传递、存储、处理等活动为特征,目的是形成可以利用的信息资源。信息资源的开发利用阶段以信息资源的传递、检索、分析、选择、吸收、评价、利用等活动为特征,目的是实现信息资源的价值,达到信息管理的目的。单纯地对信息资源进行管理而忽略与信息资源紧密联系的信息活动,信息管理的研究对象是不全面的。

信管是一种管理

管理活动的基本职能“计划、组织、领导、控制”仍然是信息管理活动的基本职能,只不过信息管理的基本职能更有针对性。

信息管理是一种社会规模的活动

它反映了信息管理活动的普遍性和社会性。它是涉及广泛的社会个体、群体、国家参与的普遍性的信息获取、控制和利用活动。

信息产品管理(微观):信息采集、整序、分析,信息产品的流通

信息系统管理(中观):设计、实施与评价,安全管理,信息资源配置

信息产业管理(宏观):产业结构和测试,信息服务业的机制与管理模式,产业政策和信息立法,社会信息化

岳剑波.信息管理基础. 清华大学出版社,1999

信息对于我们每个人来说,并不陌生。在实际生活中,每个人每时每刻都在不断地接收信息,加工信息和利用信息,都在与信息打交道。现代管理者在管理方式上的一个重要特征就是:他们很少同“具体的事情”打交道,而更多地是同“事情的信息”打交道。管理系统规模越大,结构越是复杂,对信息的渴求就越加强烈。实际上,任何一个组织要形成统一的意志,统一的步调,各要素之间必须能够准确快速地相互传递信息。管理者对组织的有效控制,都必须依靠来自组织内外的各种信息。信息,如同人才、原料和能源一样,被视为组织生存发展的重要资源,成了管理活动赖以展开的前提,一切管理活动都离不开信息,一切有效的管理都离不开信息的管理。

信息管理是指在整个管理过程中,人们收集、加工和输入、输出的信息的总称。信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。

信息收集就是对原始信息的获取。

信息传输是信息在时间和空间上的转移,因为信息只有及时准确地送到需要者的手中才能发挥作用。

信息加工包括信息形式的变换和信息内容的处理。信息的形式变换是指在信息传输过程中,通过变换载体,使信息准确地传输给接收者。

信息的内容处理是指对原始信息进行加工整理,深入揭示信息的内容。经过信息内容的处理,输入的信息才能变成所需要的信息,才能被适时有效地利用,信息管理在烽火猎头这样的猎头公司也一样很重要。信息送到使用者手中,有的并非使用完后就无用了,有的还需留做事后的参考和保留,这就是信息储存。通过信息的储存可以从中揭示出规律性的东西,也可以重复使用。

随着科学技术特别是信息工程、计算机技术等高科技技术的飞速发展和普及,当今世界已进入到了信息时代。企业和组织要求信息处理的数量越来越大,速度越来超快。为了让管理者及时掌握准确、可靠的信息,以及执行之后构成真实的反馈,必须建立一个功能齐全和高效率的信息管理系统。信息管理系统采用以电子计算机为主的技术设备,通过自动化通信网络,与各种信息终端相连接,利用完善的通信网,沟通各方面的联系,以保证迅速、准确、及时地收集情况和下达命令。

信息管理是管理的一种,因此它具有管理的一般性特征。例如:管理的基本职能是计划、组织、领导、控制,管理的对象是组织活动,管理的目的是为了实现组织的目标,等等,这些在信息管理中同样具备。但是,信息管理作为一个专门的管理类型,又有自己独有的特征:

1、管理的对象是信息资源和信息活动;

2、信息管理贯穿于整个管理过程之中,有其自身的管理,同时支持其他管理活动。

1、信息量迅速增长

随着经济全球化,世界各国和地区之间的政治、经济、文化交往日益频繁;组织与组织之间的联系越来越广泛;组织内部各部门之间的联系越来越多,以至信息大量产生。同时,信息组织与存储技术迅速发展,使得信息储存积累可靠便捷。

2、信息处理和传播速度更快

由于信息技术的飞速发展,使得信息处理和传播的速度越来越快。

3、信息的处理方法日益复杂

随着管理工作对信息需求的提高,信息的处理方法也就越来越复杂。早期的信息加工,多为一种经验性加工或简单的计算。加工处理方法不仅需要一般的数学方法,还要运用数理统计、运筹学和人工智能等方法。

4、信息管理所涉及的研究领域不断扩大

从科学角度看,信息管理涉及管理学、社会科学、行为科学、经济学、心理学、计算机科学等;从技术上看,信息管理涉及计算机技术、通信技术、办公自动化化技术、测试技术、缩微技术等。

1、按管理层次分类:宏观信息管理、中观信息管理、微观信息管理;

2、按管理内容分类:信息生产管理、信息组织管理、信息系统管理、信息产业管理、信息市场管理等;

3、按应用范围分类:工业企业信息管理、商业企业信息管理、政府信息管理、公共事业信息管理等;

4、按管理手段分类:手工信息管理、信息技术管理、信息资源管理等;

5、按信息内容分类:经济信息管理、科技信息管理、教育信息管理、军事信息管理等。

所谓及时就是信息管理系统要灵敏、迅速地发现和提供管理活动所需要的信息。这里包括两个方面:一方面,要及时地发现和收集信息。现代社会的信息纷繁复杂,瞬息万变,有些信息稍纵即逝,无法追忆。因此信息的管理必须最迅速、最敏捷地反映出工作的进程和动态,并适时地记录下已发生的情况和问题。另一方面要及时传递信息。信息只有传输到需要者手中才能发挥作用,并且具有强烈的时效性。因此,要以最迅速、最有效的手段将有用信息提供给有关部门和人员,使其成为决策、指挥和控制的依据。

信息不仅要求及时,而且必须准确。只有准确的信息,才能使决策者做出正确的判断。失真以至错误的信息,不但不能对管理工作起到指导作用,相反还会导致管理工作的失误。

为保证信息准确,首先要求原始信息可靠。只有可靠的原始信息才能加工出准确的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的时候必须坚持实事求是的态度,克服主观随意性,对原始材料认真加以核实,使其能够准确反映实际情况。其次是保持信息的统一性和唯一性。一个管理系统的各个环节,既相互联系又相互制约,反映这些环节活动的信息有着严密的相关性。所以,系统中许多信息能够在不同的管理活动中共同享用,这就要求系统内的信息应具有统一性和唯一性。因此,在加工整理信息时,要注意信息的统一,也要做到计量单位相同,以免在信息使用时造成混乱现象。

没有完善的管理制度,任何先进的方法和手段都不能充分发挥作用。为了保障信息管理系统的有效运转,我们必须建立一整套信息管理制度,作为信息工作的章程和准则,使信息管理规范化。建立完善的信息管理制度主要包括以下几个方面:

一切与组织活动有关的信息,都应准确毫无遗漏地收集。为此,要建立相应的制度,安排专人或设立专门的机构从事原始信息收集的工作。在组织信息管理中,要对工作成绩突出的单位和个人给予必要的奖励,对那些因不负责任造成信息延误和失真,或者出于某种目的胡编乱造、提供假数据的人,要给予必要的处罚。

在信息管理中,要明确规定上下级之间纵向的信息通道,同时也要明确规定同级之间横向的信息通道。建立必要的制度,明确各单位、各部门在对外提供信息方面的职责和义务,在组织内部进行合理地分工,避免重复采集和收集信息。

信息的利用率,一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。这个百分率越高,说明信息工作的成效越大。反之,不仅在人力、物力上造成浪费,还使有用的信息得不到正常的流通。因此,必须加强信息处理机构和提高信息工作人员的业务水平,健全信息管理体系,通过专门的训练,使信息工作人员具有识别信息的能力。同时,必须重视用科学的定量分析方法,从大量数据中找出规律,提高科学管理水平,使信息充分发挥作用。

信息反馈是指及时发现计划和决策执行中的偏差,并且对组织进行有效地控制和调节,如果对执行中出现的偏差反应迟钝,在造成较大失误之后才发现,这样就会给工作带来损失。因此,组织必须把管理中的追踪检查、监督和反馈摆在重要地位,严格规定监督反馈制度,定期对各种数据、信息作深入地分析,通过多种渠道,建立快速而灵敏的信息反馈系统。

信息管理的四种模式:从独裁走向民主

根据对众多公司的信息应用和开发历史的研究,会发现主要存在四种典型的信息管理模式:

(1)信息独裁只有极少数人有权获得信息;

(2)信息无政府状态人人都可以构建自己的信息系统,处于混乱状态;

(3)信息民主信息流可以自由流动,但处于可控状态;

(4)信息大使超出了单个机构的范围,信息更加民主化,在企业边界建立了信息“大使馆”。

信息独裁是指信息特权集中在少数人手里。尽管少数高级经理人能够得到一些有用的信息,但常常需要通过昂贵的信息系统经理信息系统EIS,才能获取。这种EIS系统非常复杂,难以程序化,而且使用不方便。更严重和深层的问题还在于:由于所有决策是由少数人做出,诸多员工的智慧未被利用。

此外,还有一种比较微妙的信息独裁模式,即企业管理人员和其他业务经理们并没有什么EIS系统,但企业培养和训练了一批高手,在他们的电脑里安装了专门的报告、分析和统计软件。这种被称为“信息中心”的概念把信息的利用扩大到更多的业务人员,但是,不知不觉中,这些技术精英们变成了另一种形式的信息独裁者。

在这两种信息独裁模式中,中下层员工都被剥夺了信息享有权,这样就产生了两种人:信息特权阶层和信息隔离阶层。信息隔离阶层可能被施加更多的压力,要求作出更好的工作业绩,但是在不赋予他们信息知

情权的情况下难度很大。于是他们可能会发动信息叛乱,要求建立自己的数据管理系统。这就是造成数据过载的基础。

信息无政府状态源于个人或部门把所需的信息均纳入自己的掌握之中。其结果是各自为政的数据“领地”或“地下”数据库的迅速产生。由于这些“地下”数据库建立在互不兼容的软硬件平台和应用的基础,根本无法连通,这种无政府状态下固有的混乱等缺点对内部沟通和企业赢利造成了严重的破坏。

和历史上许多短命的无政府状态事件相似,信息无政府状态往往只是一个短暂的狂欢过程。建立自己的地下数据库的部门对解决方案也只能有瞬间的满意,因为一旦高层管理人员收到来自不同部门数据不一致的报告,就会盘问数据的真实性。这样这些来路不明的地下数据库早晚会被统一。

许多公司逐渐明白:让企业内的所有员工共享信息可以使信息极大增值。他们也明白,为了使企业行为更加敏捷和高效,不能把大多数员工拒于信息之门的外面,而让他们一味盲目工作。

咀嚼数字、各自为政、分散的信息分析模式将逐渐让位于信息民主。后者通过向员工提高准确的信息,下放决策权而赋予企业更快更敏捷的行动能力。根据调查显示,民主化和授权的程度越大,信息的价值也就越大。而越倾向于打破机构界限,信息的价值也就越大。德鲁克也认为“决策应该在组织的最下层作出,并尽可能接近这一决策的执行人。”

信息民主并不需要局限在企业的防火墙里。通过因特网,信息民主可以通过企业外网延伸到客户、供应商和合作伙伴。含有商务智能的企业外网应该是一个安全的网站,企业外的用户、可以获取和分析信息。由于它们代表公司和外界交流的前沿阵地,所以称之为信息大使。 有远见的企业利用电子商务建立信息大使,目的是为企业外部用户提供获取、分析和共享相关信息的手段。利用这种信息大使,客户、供应商和合作伙伴也会使自己的业务更加智能化。企业外网主要在以下三个应用领域形成:供应链型外网、用户关系型外网以及信息中介型外网。

这种信息大使将是未来开展因特网业务的公司区别于其他公司的主要所在。这些能够利用增值信息提升其产品和服务的公司将能够向客户提供更有价值的建议,并最终赢得客户忠诚度。

企业文化创新与信息管理之间有着天然的联系,如人性、知识、创新等。信息管理与企业文化不可分割,信息管理是企业文化的时代坐标和准则,信息管理建设还要文化的支撑,也正是为了高效益地进行信息管理。

企业的资源可以分为硬资源和软资源。企业信息和企业文化都属于企业的软资源。企业信息和企业文化具有如下特征:

(一)可再生性

硬资源是有限的,是不可再生的。而企业信息和企业文化创新相对来讲是无限的,是可再生的。知识、文化、思想、理念等,不是越用越少而是越用越多。在使用中会不断得到增长。知识、技术、文化、理念等都是可以不断创新、不断发展、不断增加的。信息资源是有寿命的,随着时间的延长,信息的使用价值逐渐减少甚至完全消失。但是信息在不同的时间、地点和目的又会具有不同的意义。从而显示出新的使用价值。

(二)共享性

硬资源一般具有独占性和排它性,是有明显边界的。但是企业信息和企业文化创新却不同,具有共享性。知识、技术、文化、理念等都是可以进行学习和掌握的,是无边界的,靠的是一种学习的能力,而能力又是软资源,也是可以通过培养、训练而造就的。企业信息也可以为多方所利用。

(三)边际成本递减,而边际效益却是递增的

硬资源的边际成本是递增的。而企业信息和企业文化创新则不同,并不会随着使用量的增加而使成本递增,相反随着使用者的增多、使用量的增加而使其成本递减。知识、技术、文化等是越学越多的,积累得越多,再学习的成本就越低,掌握新技术、新知识就会越来越快、越来越多。知识、技术、文化等是可以不断得到提升,其边际效益是递增的。

(四)具有高附加值、强竞争力

以硬资源为主的产品,容易被学习和模仿,随着产出的增加,卖得越多则利润越低,形成“薄利多销”。而信息产品却不同,由于技术含量多、文化品味高、社会效应大,难以被学习和模仿,具有一定的垄断性等。在企业服务与管理中,良好的企业文化创新体现在良好的营销关系、市场效应中。

(一)企业环境因素

企业环境是塑造企业文化创新最重要的因素,是企业生产经营所处的社会和业务环境,包括市场、政府、技术环境等的状况。这些因素都是影响信息管理实施的直接原因。信息技术的高速发展唤出了知识经济的出现,而世界范围内对于知识经济的不断唱响促进了企业对于信息资源的高度整合和提炼,并达到充分共享,这实际上就是信息管理。

(二)价值观念因素

价值观在企业文化中处于核心地位,是企业文化创新能否对企业经营发挥正面作用的关键。企业的价值观实际就是企业思想文化、意识形态体系中最核心的内容,也是企业的精神、信念、动力和追求。比如很多国内外企业都有着自我的核心价值观,而且,这些价值观都在引导着本企业的文化和发展,都收到了良好的效果。实施信息管理的企业,坚持知识为核心的价值观实际也是坚持以人为本的价值观,因为知识主要存在人的大脑中。这种跟传统工业时代不同的价值观会促使企业形成一种崇尚知识,尊重人才的企业文化创新氛围。且把这种指导精神和具体的信息管理思想及方法转化为企业的日常管理和员工行为,使员工在工作中表现出异乎寻常的积极性并愿意为企业发展尽心尽力,最终从主观上促进信息管理的顺利实施。

(三)激励文化因素

在信息管理中,知识型员工在重视物质激励的同时更加注重声誉等精神方面的东西。企业应针对这些新特点新需求,尝试增加更具效力的新的激励内容。

(四)企业文化网络因素

文化网络是指企业文化创新信息传递的主要渠道和路径,是企业价值观和英雄轶事的“载体”,是传播企业文化创新的通道。企业管理者往往通过正式性和非正式性的文化网络渠道,传播有利于信息管理开展的相关信息,对企业的发展使命、战略、价值观、企业精神等文化进行宣传和教育,达到潜移默化的作用。

企业要顺利实施信息管理,必须认真研究信息管理下企业文化创新的特点,通过不断创新,积极构建促进信息管理的企业文化体系,最终促进企业经营的管理水平,提高企业创造价值能力。

(一)强调以人为本的企业文化

“以人为本”企业文化创新的重要特点是重视人的价值,正确认识员工在企业中的地位和作用,激发员工的整体意识,从根本上调动员工的积极性和创造性。知识型员工自我发挥、自我发展、自我实现的需要,只有在“以人为本”的企业文化创新环境中才能获得满足。

(二)激励创新的企业文化

鼓励创新,支持变革,是促进信息管理的企业文化创新的鲜明特点,信息管理背景下企业除了通过创新活动把知识资源转化为新产品、新工艺、新的组织管理当中去之外,还要设法将创新之成果迅速生产并推向市场,这就必须借由企业文化创新之协助,以促使企业内部达成求新求变的共识。企业在创新途中还会遇到种种挫折,要想做到百折不挠,必须建立鼓励不断学习与容忍失败的企业文化创新

(三)创建学习型的企业文化

企业必须提高获取知识和有效应用知识的能力,而学习、研究与开发正是获取这种能力的基本途径。企业应为所有员工营造学习的环境,提供共同学习的机会,鼓励员工善于学习,掌握最新知识,提升学习能力和执行能力,把学习贯穿整个职业生涯并有所创造。

(四)构建和谐与信任的共享型企业文化

知识的交流和共享不是无条件的和免费的,企业知识交流和共享需要有一个和谐的环境和相互信任的人际关系。企业应该营造知识交流共享的氛围,建立从高层管理者到普通员工之间的友好、合作的共享型企业文化创新。当然,这种共享型的企业文化创新必须有相应激励和惩罚机制加以引导和约束,同时还应采取相应的知识信息交流方式,比如通过电子邮件、BBS论坛、实时的信息交流工具QQ或博客等来保证实施。

企业信息和企业文化v是现代企业提升竞争实力的非常重要的软资源。良好的企业文化会有效促进企业信息的丰富和高效利用。因此,不断丰富和创新企业文化创新,加强企业信息建设,成为企业不断进行理论和实践探究的领域。

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