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先秦档案管理

先秦档案管理(archival management in Pre-Qin Period)在中国在建立统一的秦帝国前,先后建立了夏、商、周等国,那时档案管理作为国家行政管理工作之一就已逐渐形成。先秦的档案材料以竹木为主,档案由史官管理,当时档案管理尚无成法,只有简单的整理与保管而且供统治者利用。

夏代(公元前21~前16世纪)档案在古文献中称为“书”和“契”。唐人张怀《书断》载:“大道衰而有书,利害萌而有契。”《左传》也多处提到“夏书”,具体实物未见发现。其具体管理方法,文献很少记述。据《吕氏春秋先识览》记载:夏桀时太史令终古,见桀骄奢淫逸,人民怨恨,国家危亡,以其管理的“图法”(档案)向夏桀哭谏,桀不听劝告,暴虐尤甚,终古遂携档案投奔了商。说明夏代已由史官管理档案并利用档案。

继夏而起的商代(公元前16~前11世纪)是奴隶制大国,文化有显著发展。商王活动主要记录在龟甲兽骨、青铜铸器和竹木简牍上。青铜器发现的实物很多,其中不少铸有铭文,一般只有2、3字,标明器主的族氏与祭祀对象和器物用途,如著名的司母戊鼎;多者有几十字,记载商王活动及对器主的恩赐,如商末年的小臣犀尊,铭有27字,记载了商王征夷方事(见金文档案)。

简牍档案只见于文献记载,《尚书多士》中载:“殷先人有册有典”,甲骨文字中也有“册”、“典”二字,有的学者认为即系书于木竹片的简牍文书、档案。商代以甲骨档案著称于世,自1899年于殷墟发现以来,出土总数达15万片以上。从考古发掘可知,商代的甲骨档案集中保存在殷都宗庙地区的窖窦中,这些窖窦即是商代的档案库。库中的档案经过一定的集中归档管理,存放有序,有朝代可循,由操纵王朝政务、宗教大权的巫史记录并保管。

西周(公元前11世纪~前771年)国家机关庞大,文件档案增多。王朝中央保存的档案主要有图版 (地图与户籍)、盟约(盟书和约剂)、谱牒(王室世系记录和贵族族谱与家谱),史官保管的有诰、 誓、政典、记注等档案。上述档案大多制有副本多份,正本存于天府,藏于金之匮(见石室金匮),副本则分存于太史、内史、司会及六官处。

西周王朝的命、诰、誓等档案书于竹木,《礼记中庸》篇载:“文武之政,布于方策。”“方”者板也,“策”同册、即简牍档案,但原物无发现。铸于青铜器的铭文较商代发展,铭文字数增多,叙事详尽,范围广泛,书史性强,甚至出现为勒铭而铸器的现象,如《毛公鼎铭》、《人盘铭》、《鼎铭》、《虢季子白盘铭》,内容主要记述王命、功烈、战争、盟约、世系、祭祀和法律诉讼等重要活动,周王室与诸侯视为“宝物”、“重器”,珍藏于至高神圣的宗庙里,作为承天命而统治的证物,以期神祖的庇佑和赐福,子孙世代永远保存相传。

西周用甲骨占卜的习俗依然存在,1977年在陕西岐山周原地区发现西周早期有文字的甲骨,记述武王克商,周王对商王祭祀的内容,说明西周也有甲骨档案

周平王东迁以后,王室衰微,群雄并起,诸侯国纷纷脱离周天子统治,中国历史进入春秋战国时期(公元前770~前221 )。其时各国档案管理基本沿袭西周旧制。各国设祝、宗、卜、史等官职管理档案,记注本国大事,保管颁发的册命、文书。这些官职仍是世袭,地位较高。到了春秋后期,随着世卿制度的日趋瓦解,这些官员地位逐渐下降。由于频繁的兼并战争以及周王室“天下共主”权势的丧失,使原保存于王室中央的档案外流。许多诸侯国也因国破宗庙被毁,世卿贵族失去原有的政治权力和地位,他们世守的档案也流散于社会。档案的流散一方面导致档案被毁,另一方面也使档案广泛传播利用,一些贵族、士人乘机收集档案,从档案中吸取历史知识,并利用档案编史著述。

孔子周游列国,收集了鲁、周、宋、杞等故国的档案典籍,还派弟子子夏等人“求周史记,得百二十国宝书”,晚年致力于档案典籍的整理,合若干篇而汇集成《尚书》,还依据鲁史旧文“约其辞文,去其烦重而撰《春秋》”,同时以档案为教材,设馆讲学,创儒家学说。墨子也见过“百国春秋”,搜求传播了档案典籍,教授弟子。各国的史官为适应政治斗争和文化学术发展的需要,收集、利用档案进行著述。鲁国的太史左丘明利用大量的档案材料编著《左传》和《国语》。《国语》是一部春秋战国时期各国史官记录的汇编。魏国史官石申和齐国史官甘德参阅了史官保存的天文历法和天象观察记录等古代科学技术档案,撰述了中国古代天文学名著《天文》和《天文星占》。春秋战国开创了中国古代利用档案私人修史、著述、汇编档案史料的先例。

春秋战国时期的档案以书于竹帛为主,有的则铭于金石。据战国时著作《墨子鲁问》记载,每征战后,则将战果“书之于竹帛,镂之于金石,以为铭于钟鼎,传遗后世子孙”。

先秦的档案管理具有以下特点:①档案材料以竹木为主,兼有甲骨、金石和缣帛,珍藏于石室金匮,以示郑重;②档案由史官管理;③档案管理尚无成法,只有简单的整理与保管;④档案只供统治者使用。

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